利用RFID自动识别技术与后台数据库管理系统相结合，实现对档案全过程跟踪与智能化管理。使用对象包括各类政府、军队、事业单位、大中型企业、医院、学校、图书馆、涉密机关等需要对档案智能管理的单位及各类卷宗、机密文件管理等，RFID技术提高高效智能化档案管理。

RFID实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID电子标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。

RFID技术应用于档案管理优势：
　　
非接触式数据采集

RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID电子标签的档案盒在RFID读写器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。
　　
快速扫描

且一次性数据处理量大,RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。
　　
使用寿命长，可重复使用

RFID电子标签信息容量大，存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。
　　
安全性高

每一颗RFID电子标签具有全球唯一的ID码，数据可以进行密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
　　
抗污染性能强和耐久性

传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损； RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。
　　
体积小型化、形状多样化

RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外， RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。
　　
可重复使用

现今的条形码印刷上去之后就无法更改， RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。
　　
穿透性和无屏障阅读

在被覆盖的情况下， RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。
　

防盗功能

　
标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。

智能化档案管理系统采用先进RFID技术让档案的生成、存档、借阅、归还、查找、盘点、等各个管理环节快速高效。RFID技术改变了以往的档案编目与档案盒多为重复性手工劳动，使得整个流程高效又无误，实现档案资料智能化、信息化管理。利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，与现有的监控系统进行联动管理，与档案信息的交换传递汇报。

RFID技术的智能档案管理将极大的提高了馆藏档案管理工作效率，在管理的速度提高，对准确性也有了质的提升。减少档案馆管理成本的同时也提供了更加高效的途径。RFID智能档案管理在档案馆中的应用价值发挥到了最大。